PDF verkleinern

Manchmal sind PDF Dokumente zu groß um sie per E-Mail zu senden. Mit Online-Umwandeln.de lassen sich PDF Dokumente mit keinen bis geringen Qualitätsverlusten spürbar verkleinern, sodass auch große Dokumente per E-Mail versandt werden können.

Wie kann ich PDF-Dateien verkleinern?

1. Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch.
2. Wählen Sie die gewünschte Auflösung (siehe unten).
3. Klicken Sie „Konvertierung starten“.
4. Der Download Ihres komprimierten PDF-Dokumentes startet auf der nächsten Seite – Fertig!

Beim Komprimieren von PDF Dokumenten können Sie die DPI-Zahl selbst auswählen. DPI steht für Dots per Inch und ist nichts anderes als die Auflösung (=Qualität) Ihres PDF Dokumentes.
Für Textdokumente und gescannte Dokumente sind 150 DPI in aller Regel ausreichend, sodass Sie Ihre PDF Dokumente meist merklich verkleinern können. Bei 150 dpi wird die Datei im Durchschnitt 55 % kleiner (Jahresstatistik 2025).

PDF komprimieren ohne Qualitätsverlust:

Wenn Sie Ihre PDF-Dateien ohne Qualitätsverlust verkleinern möchten, dann sollten Sie eine DPI-Zahl von etwa 300 DPI auswählen. Damit ist gewährleistet, dass auch bei normalen (also zum Beispiel A4) Ausdrucken das Dokument leserlich bleibt. Sollte dies für eine Verkleinerung des Dokuments nicht ausreichen, dann bleibt Ihnen schließlich noch die Möglichkeit das PDF Dokument zu teilen um es in mehreren Teilen oder Einzelseiten zu verschicken. Leider ist eine gewisse Größe pro Seite notwendig um eine hohe Qualität zu erreichen – eine sehr kleine Datei mit sehr hoher Qualität ist somit nicht immer möglich.

PDF komprimieren: Vergleich der Auflösung in DPI

Vergleich verschiedener DPI-Stufen

Im Bild ist deutlich die Auswirkung der verschiedenen Qualitätsstufen (dpi) einer PDF-Datei zu erkennen. Der kleine Ausschnitt oben links zeigt eine Vergrößerung des Ausschnittes um eine sehr nahe Betrachtung der gedruckten Datei (oder Vergrößerung am Bildschirm) zu simulieren. Der folgende Vergleich hilft die verschiedenen DPI-Stufen und Dateigrößen besser einschätzen zu können.

Bei 600 dpi, der ursprünglichen Auflösung unseres PDF-Dokumentes sind alle Details gut erkennbar. Auch die Schrift unter dem Bild ist sehr gut lesbar. Es fällt auf, dass die einzelnen Statuen am Denkmalkopf noch erkennbar sind.
Bei 300 dpi ist der Text nach wie vor gut lesbar. Die Häuser im entfernten Hintergrund des Denkmals verschwimmen in der Vergrößerung allerdings zu undeutlichen Klötzen. In der Übersicht ist alles klar erkennbar.
Bei 150 dpi ist der Text immer noch gut lesbar, aber der kleinere Text zeigt bereits sogenannte Artefakte, „Ausfransungen“ an den Buchstaben. Die Detail-Vergrößerung des Bildes ist auch im Vordergrund etwas unscharf.

Schließlich ist bei 75 dpi das Bild auch ohne Vergrößerung bereits unscharf. Der Text ist noch lesbar, aber bereits etwas ausgefranst.

Größenlimits bei verschiedenen E-Mail-Anbietern und Bewerbungsportalen:

Bei den meisten E-Mail-Anbietern beträgt das Größenlimit (Stand 2026) 20 MB (Microsoft Outlook Desktop) bzw. 25 MB (GMail und Outlook Web) pro Anhang. Um PDFs per E-Mail zu senden müssen diese Limits eingehalten werden. Die meisten Bewerbungsportale erwarten, dass Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (ggf. vorher PDF zusammenfügen) in einem PDF von weniger als 5MB enthalten sind. Denken Sie daran, dass hier eine zu umfangreiche oder zu große Datei auch negativ wirken kann (lange Öffnungsdauer, lange Dauer zum weiterleiten, etc.)

Die folgende Tabelle zeigt wie viele Seiten bei verschiedenen DPI Zahlen welche Dateigröße ergeben:

Gescannte Dokumente (A4, Farbe)

PDFs mit Computer erstellt – nicht gescannt

Hinweis: die realen Größen und Seitenzahlen können je nach exaktem Inhaltstyp stark abweichen.

Optimierte PDF-Dateien – So reduzieren Sie ganz einfach die Dateigröße

Das Format PDF (Portable Document Format) ist ein beliebter Dateistandard für vorformatierte Dokumente, an denen den Usern keine Änderungen ermöglicht werden. Dieses vielseitige Format können Sie etwa dann benutzen, wenn Sie Bewerbungen, Rechnungen, Lebensläufe oder Buchauszüge verschicken. Und da die PDF-Datei im Prinzip eine beliebige Printseite ist, sind Sie nicht an bestimmte Text- oder Formatierungsbeschränkungen gebunden. Die Datei kann auf Mobilgeräten, Macs, Windows- und Linux-Rechnern geöffnet werden und sieht, unabhängig vom Gerät, immer gleich aus.
All diese Vorzüge machen PDF-Dokumente zu so einem unverzichtbaren Teil des digitalen Lebens, allerdings haben PDFs gelegentlich auch einen entscheidenden Nachteil: Die Größe.
Ob Sie nun also ein Dokument per Mail verschicken, online teilen oder archivieren möchten – zu große PDFs sind als E-Mail-Anhang, in Online-Bewerbungsformularen oft ungeeignet und in der Handhabung einfach sperrig. Bei extremer Dateigröße kann sogar die Performance des Rechners negativ beeinflusst werden.

Einfache Lösung ohne Installation mit Online-Umwandeln

Online-Umwandeln.de bietet einfach einstellbare Optionen, um eine PDF-Datei auf eine kleinere Dateigröße zu reduzieren.
Sie müssen die Datei lediglich hochladen und die abschließende Druckqualität in dpi wählen. Ihr Dokument wird anschließend online umgewandelt und Sie können die Zieldatei herunterladen.
Das funktioniert ganz einfach, schnell und mühelos von jedem Gerät aus – auch wenn Sie unterwegs am Smartphone oder Tablet sind.
Auch beim Versand per Mail sind dpi (also die Punkte pro Inch) eine einfache Zielgröße, um Ihr PDF zu verkleinern – bereits 150 dpi bieten Ihnen einen idealen Kompromiss aus Dateigröße und Qualität.
Zusätzlich bietet Ihnen Online-Umwandeln.de die Möglichkeit, PDFs in Drittformate wie jpgs, DOC oder EPUB umzuwandeln und so einen differenzierten Export zu ermöglichen.

Optimaler Versand dank optimierter PDFs

Beim Versand aller Dateien sollten Sie immer auch den Empfänger bedenken. Niemand erhält gerne mehrere hundert Megabyte an Daten, vor allem nicht im E-Mail-Postfach. Und da PDFs so ein wichtiges Dateiformat für offiziellen Schriftverkehr sind, ist es hier umso wichtiger, die richtige Balance aus Größe und Qualität zu finden.
Mit einem optimierten PDF hinterlassen Sie bereits vor dem Öffnen einen guten Eindruck und sparen auch selbst Speicherplatz, Bandbreite und Zeit beim Versand.

Zuletzt aktualisiert am 8. Februar 2026 von Sören mit der Erfahrung von mehr als 127.614.913 umgewandelten Dateien seit 2013.