Software für KMU: So können Mittelständler ihre IT-Kosten senken

Programme wie Microsoft Word oder Excel sind inzwischen auch über eine Cloud verfügbar und können so von überall aus genutzt werden. Besonders für kleine Unternehmen kann diese mobile Variante inklusive ihrer Zusatzleistungen eine interessante Alternative zur klassischen Desktopversion sein. Denn die komfortable und einfache Bedienung spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

IT-Service in der Cloud nutzen

Microsoft bietet mit Office 365 nicht nur die neusten Versionen der bekannten Office-Anwendungen, sondern ermöglicht es, auch über OneDrive darauf zuzugreifen und Dokumente so online zu bearbeiten. Für kleine Unternehmen besteht damit die Möglichkeit, sich die Anschaffung teurer Software zu ersparen und die Dienste stattdessen über ein günstiges Monatsabo zu nutzen. Inklusive Kalender, Verwaltung und internem Unternehmensnetzwerk wird die Cloud zum praktischen Organisationstool für kleine und mittlere Unternehmen. Die Kosten richten sich dabei nach der Anzahl der User – so lohnt sich dies besonders bei wenigen Mitarbeitern.

Mit der Nutzung der Cloud gehen somit auch eine Zeitersparnis und effizientere Arbeitsabläufe einher. Durch die optimale Zusammenarbeit der einzelnen Anwendungskomponenten können Dateien, Termine und Informationen ohne zusätzlichen Aufwand für alle Beteiligten freigegeben und nutzbar gemacht werden. Zudem sind die Anwendungen nicht mehr nur am Desktop-PC im Büro verfügbar, sondern können auch mit dem Smartphone oder einem Tablet-PC bedient werden.

Anwendungen auch auf mobilen Endgeräten nutzen

Ein wesentlicher Vorteil der cloudbasierten Anwendungen ist die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Da die abgespeicherten Dateien sich nicht auf dem lokalen PC befinden, sondern auf einem Server abgelegt werden, können sie problemlos auch von unterwegs abgerufen werden. Hinzu kommt die automatische Installation neuer Updates. Die Clouddienste für Unternehmen sind dadurch immer auf dem neusten Stand und ermöglichen reibungslose und sichere Arbeitsabläufe.

Dokumente gleichzeitig bearbeiten

Durch den Online-Zugriff auf die in der Cloud abgelegten Dateien, können die Dokumente auch gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. Dies bedeutet eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, da Absprachen und Korrekturen direkt online statt in einem aufwendigen Meeting erledigt werden können. So wird außerdem die Zusammenarbeit mit Freelancern erleichtert, die nicht vor Ort sein müssen, um am Geschehen teilzuhaben.

Weiterer Service: Dokumente online umwandeln

Ein weiterer Online-Service, der unabhängig von Office existiert, ist die Umwandlung von Ausgangsdateien in zahlreiche andere Dateiformate. Dafür muss keine Software heruntergeladen oder installiert werden. Stattdessen können die gewünschten Dateien einfach hochgeladen und direkt konvertiert werden. Besonders pdf-Dokumente können so schnell und problemlos erstellt werden und stehen zur weiteren Nutzung bereit.

Alternative Google: Kostenlose Dienstleistungen

Auch Google bietet mit „Google Drive“ einen kostenlosen Online-Speicher. Dort können Dateien abgelegt, geteilt oder freigegeben werden. Vorteilhaft ist vor allem die parallele Bearbeitung von Dokumenten. Dabei ist für jeden Nutzer ersichtlich, wer gerade an der Datei arbeitet; erfolgte Änderungen werden automatisch synchronisiert. Einzige Voraussetzung: Die Nutzer müssen ein Google-Konto haben. Zusätzliche Dienste stellt Google auch im Bereich der Terminplanung bereit. Einladungen können verschickt werden und landen anschließend direkt im Kalender und über Google-Mail können Videokonferenzen einberufen werden.

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